Gelieve deze Privacykennisgeving aandachtig te lezen. Er wordt in uitgelegd waarom en hoe wij uw
persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij
houden uw gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en
ongeoorloofde verstrekking of toegang en wij behandelen uw persoonsgegevens mits strikte naleving
van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene
Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’).
Deze Privacykennisgeving is opgesteld als een Q&A (‘Vragen & Antwoorden’) lijst.
1 Wie zal mijn persoonsgegevens verwerken?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Merkator NV waarmee u met een
arbeidsovereenkomst bent gebonden (hierna: “MERKATOR NV”):
NV MERKATOR
Vliegwezenlaan 48
1731 Asse
KBO-nummer 0839.944.576
2 Voor welk doeleinde en op basis van welke rechtsgrond worden mijn persoonsgegevens verwerkt?
Het doeleinde waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, is het registeren van uw sollicitatie
voor een tewerkstelling in ons bedrijf en, indien deze sollicitatie tot het begin van een selectieprocedure
leidt, wordt er een profiel van u aangemaakt, wat betekent dat MERKATOR NV alle nodige gegevens
zal verwerken die vereist zijn om uw sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke
aanwerving. Deze beoordeling kan ook een beoordeling door een externe partij (‘assessment’)
omvatten.
De verwerking van uw persoonsgegevens is bijgevolg nodig om maatregelen te kunnen nemen
voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst en het is in het gerechtvaardigd belang van
MERKATOR NV i.e. het belang om u te beoordelen alvorens u een aanbod van tewerkstelling te doen
wat ons eveneens in uw belang lijkt of alleszins weegt dit niet op tegen ons belang.
In het geval van een positieve beoordeling en beslissing u aan te werven, zullen we uw
persoonsgegevens ook gebruiken om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.
In het geval van een beslissing u niet aan te werven, zullen we uw persoonsgegevens bewaren
gedurende een welbepaalde periode (zie punt 7) in het gerechtvaardigd belang van MERKATOR NV,
met name om u in de toekomst te kunnen contacteren wanneer eventuele toekomstige opportuniteiten
aansluiten bij uw profiel.
3 Welke categorieën van persoonsgegevens zullen worden verwerkt?
Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op u betrekking heeft of op basis waarvan u
geïdentificeerd kunt worden.
Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om u te identificeren, worden bijgevolg niet als
persoonsgegevens beschouwd.
Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, omvat de verwerking van persoonsgegevens:
• standaard informatie in verband met uw identiteit (naam, voorna(a)m(en), adres, RRN,…);
• persoonlijke gegevens (geboorteplaats en -datum, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, e[1]mailadres, hobby’s en interesses,…);
• uw foto indien u ons deze vrijwillig bezorgt (bvb. opgenomen in uw CV);
• gegevens in verband met uw professionele ervaring (profiel, gegevens over voormalige
werkgevers, beëindiging van laatste tewerkstellingen en het geleverde werk, bijzondere
projecten, …) met inbegrip van een referentieonderzoek indien u referenties hebt opgegeven in
uw CV;
• gegevens in verband met uw opleiding (diploma’s, certificaten, stages, bijzondere opleidingen,
…);
• talenkennis;
• indien van toepassing, of u al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de
Europese Economische Ruimte (EER) beschikt;
• eventuele andere persoonlijke gegevens die u ons meedeelt bij uw sollicitatie, in uw CV of
motivatiebrief, in verband met de uitoefening van de functie;
• digitale beoordeling via het internet (aanwezigheid op sociale media), in de mate dat deze
aanwezigheid openbaar is voor ons;
• alle andere (dan de hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt
moeten worden.
4 Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?
MERKATOR NV verzamelt in eerste instantie persoonsgegevens over u van uzelf of van andere derde
partijen waarnaar u ons hebt verwezen om persoonsgegevens te ontvangen. Sommige
persoonsgegevens worden mogelijk ook automatisch gegenereerd door het IT-systeem van
MERKATOR NV, zoals interne referentienummers.
5 Wie zal toegang hebben tot mijn persoonsgegevens?
Intern gebruik
Uw persoonsgegevens kunnen meegedeeld worden aan uw beoogde leidinggevenden, het HR[1]departement, het IT-departement voor tewerkstellings-, administratieve en management doeleinden
zoals hierboven vermeld en dit op basis van een strikt ‘need-to-know’ basis. Wij kunnen ook gegevens
meedelen aan een andere entiteit van MERKATOR NV binnen de groep in het kader van deze
doeleinden.
In geval er voor een specifieke functie een extern assessment nodig is, worden uw gegevens
doorgegeven aan de derde partij die instaat voor deze assessment. MERKATOR NV vraagt hierbij
steeds de nodige garanties voor de bescherming van uw persoonsgegevens.
De vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.
6 Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven buiten mijn land van verblijf?
MERKATOR NV stuurt geen persoonsgegevens van haar personeel door naar landen buiten Europa.
7 Zal MERKATOR NV geautomatiseerde besluitvorming toepassen?
Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend
worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen
zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.
MERKATOR NV stelt als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde
besluitvorming zoals hierboven omschreven. MERKATOR NV baseert haar beslissing om u al dan niet
tewerk te stellen, of u te promoveren of voor enige andere reden inzake HR niet uitsluitend op een
geautomatiseerde gegevensverwerking van uw persoonsgegevens.
8 Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden
hierboven vermeld.
Indien de sollicitatie niet uitmondt in een arbeidsrelatie, zullen uw persoonsgegevens bewaard worden
gedurende één jaar na het einde van de aanwervingsprocedure voor de doeleinden die hierboven
besproken werden.
9 Op welke rechten kan ik mij beroepen in verband met de verwerking van mijn persoonsgegevens door MERKATOR NV?
U hebt het recht om MERKATOR NV op ieder moment te contacteren met het verzoek om:
− Inzage van uw persoonsgegevens. Dit omvat tevens het recht een kopie te vragen.
− Rectificatie van uw persoonsgegevens met inbegrip van de aanvulling van onvolledige gegevens
mochten deze niet accuraat worden bijgehouden;
− Uw persoonsgegevens te laten wissen van zodra er geen rechtmatige grond (meer) voorhanden is
om ze te verwerken;
− Uw persoonsgegevens over te dragen (= in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare
vorm te verkrijgen) voor zover wij deze op geautomatiseerde wijze verwerken op grond van onze
arbeidsovereenkomst (‘Contract’) en voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden
van anderen, zoals bijvoorbeeld van uw collega’s of van MERKATOR NV zelf;
− Beperking m.b.t. de gegevensverwerking indien u de verwerking of de juistheid van de verwerkte
gegevens zou betwisten of indien u bepaalde persoonsgegevens wenst te behouden met het oog op
een mogelijke rechtsvordering terwijl MERKATOR NV ze niet meer nodig heeft in het licht van de
onder punt 2 vermelde doeleinden.
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te uiten tegen verwerkingen waartoe MERKATOR NV zich in
punt 2 zou gebaseerd hebben op het gerechtvaardigd belang. MERKATOR NV zal de verwerking dan
staken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zouden bestaan voor een verdere verwerking.
U hebt daarnaast ook het recht om – indien u meent dat MERKATOR NV niet in overeenstemming met
de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld – een klacht in te dienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit van de staat waar uw verblijft, waar u werkt of waar de vermeende
inbreuk werd begaan.
Indien u meer informatie wenst over de verwerking van uw gegevens, uw rechten of toelichting bij deze
kennisgeving, dan kan u steeds met ons contact opnemen. U kunt zich daartoe richten tot de
Verantwoordelijke GDPR (privacy@merkator.com).
10 Wijzigingen
We behouden het recht voor om deze Privacykennisgeving van tijd tot tijd te wijzigen, binnen de
beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming. De meest
actuele versie kan worden geraadpleegd op https://jobs.merkator.com.